Вправа 2. Відкриваємо існуючий документ

Щоб проглянути або відредагувати документ Word або "внести нову запясь до бази даних Access, необхідно спочатку відкрити файл документа, що містить необхідну інформацію. Якщо файлу немає на робочому столі і ви не пам'ятаєте точну назву теки, в якій він зберігається, найпростіше скористатися вікном діалогу відкриття документів. Це вікно однакове для всіх додатків Office, а його інструменти дозволяють швидко відшукати потрібний файл.. Давайте вивчимо способи пошуку файлу на прикладі документа Word.

1.  Клацанням на кнопці Документ1 - Microsoft Word (Document1 - Microsoft Word) Панелі завдань активізуйте вікно Word

2.  Клацніть на пункті Файл (File) рядка меню Word і виберіть в тому, що розкрився підміню пункт Відкрити (Open). З'явиться вікно діалогу, показане на мал. 1.3.

Мал. 1.3. Вікно діалогу відкриття файлу

Примітка

Вікна відкриття, створення, збереження і вставки документів в Office ХР значно перероблені. Тепер у користувача є щонайширші можливості пошуку файлів, доступ до стандартних тек і засоби управління файлами, розміщені прямо в цих вікнах, які стандартизовані для всіх додатків Office ХР.

3. Клацніть на списку, що розкривається, Тип файлів (Files Of Types) і виберіть пункт Документи Word (Word Documents). В результаті головне поле вікна міститиме тільки значки документів Word. Якщо шуканий файл має нестандартне розширення, виберіть пункт Всі файли (All Files).

4.  Клацніть на списку, що розкривається, Тека (Look In) і вкажіть жорсткий диск локального комп'ютера або мережевий диск, на якому знаходиться шуканий документ.

5.  Для розкриття теки, вкладеної в поточну, знайдіть її значок в області списку файлів і двічі клацніть на нім.

6. Для переходу в батьківську теку клацніть на кнопці Перехід на один рівень вверх (Up One Level) панелі інструментів.

7.  Щоб знайти документ в стандартній теці Windows, клацніть на одній з п'яти кнопок лівої панелі вікна діалогу Відкриття документа (Open). Вони відкривають доступ до наступних тек і файлів:

•  History (Журнал) — ярлики файлів, що недавно відкривалися, і тек;

•  Мої документи (My Documents) — тека, в якій за задумом творців Windows, повинні зберігатися ваші робочі документи;

•  Робочий стіл (Desktop) — значки робочого столу Windows;

•  Вибране (Favorites) — документи і теки, поміщені в особисту теку. Багато програм і сама Windows забезпечують швидкий доступ до особистої теки, в якій зручно зберігати найбільш часто використовувані файли або їх ярлики;

•  Web-папки (Web Folders) — теки, розміщені в Інтернеті.

8.  Якщо ви не можете пригадати точне ім'я файлу, спробуйте скористатися іншим режимом проглядання списку файлів. Клацніть на стрілці праворуч від значка Представлення (Views) панелі інструментів і виберіть відповідний режим. Вікно відкриття файлу пропонує наступні варіанти виведення списку документів:

•  Крупні значки (Large Icons) — зображення всіх файлів теки у вигляді крупних значків;

• Дрібні значки (Small Icons) — зображення всіх файлів теки у вигляді дрібних значків;

•  Список (List) — простий список всіх файлів теки (див. мал. 1.3);

•  Таблиця (Details) — список з вказівкою розміру, типу і часу останньої зміни файлу;

•  Властивості (Properties) — відображення властивостей вибраного файлу, які виводяться у вікні праворуч від списку, як показано на мал. 1.4;

•  Перегляд (Preview) — попередній перегляд вмісту вибраного файлу в панелі, розташованій праворуч від списку файлів.

9.  Щоб упорядкувати файли по імені, розширенню, розміру або даті в режимах Дрібні значки або Крупні значки, клацніть на них правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду Упорядкувати значки, а потім вкажіть в підміню потрібний варіант сортування значків.

Примітка

Для впорядкування файлів по одному з ознак в режимі перегляду Таблиця (Details) досить клацнути на заголовку стовпця даної ознаки.

 Якщо знайти потрібний файл не вдається, клацніть на кнопці Сервіс (Tools) панелі інструментів і виберіть пункт Знайти (Find). Відкриється вікно діалогу, в якому можна сконструювати надзвичайно складні умови пошуку, що приводять до позитивного результату навіть в найбезнадійніших ситуаціях.

Мал. 1.4. Властивості документа

11. Знайшовши документ, виділите його клацанням миші або введіть його ім'я в поле Ім'я файлу (File Name).

12.  Клацніть на кнопці Відкрити (Open). Вміст файлу з'явиться у вікні Word.

13.  Список кнопки Відкрити (Open), показаний на мал. 1.5, дозволяє вибирати режим відкриття файлу. Пункт Відкрити для читання (Open Read-only) забороняє модифікацію документа, а режим Відкрити як копію (Open As Copy) створює в Word копію документа, що відкривається. Пункт Відкрити і відновити (Open and Restore) дозволяє відновити файл, який був загублений при раптовому збої в роботі комп'ютера.

Мал. 1.5. Варіанти відкриття файлу

Примітка

Якщо потрібно продовжити роботу з документом, що недавно відкривався, розкрійте меню Файл (File). У його нижній частині перераховані імена тих файлів, які оброблялися останніми. Щоб відкрити один з них, клацніть на його імені.

Ви, природно, не тільки проглядатимете наявні документи, але і створюватимете свої власні. Новий документ автоматично створюється в програмах Word і Excel при їх запуску. Якщо ж було потрібно ще один документ або потрібно створити новий документ в іншому додатку Office XP, клацніть на кнопці Створити (New Blank Document) панелі інструментів Стандартна (Standard).