Вправа 4. Сортування даних

Сортувати дані доводиться не тільки при друці документа. Розміщення рядків таблиці в порядку зростання одного з параметрів допомагає шукати потрібні записи. Друк чистового варіанту документа — відповідний момент для того щоб упорядкувати дані, якщо вони вводилися в поспіху і виявилися розташованими не належним чином. Давайте розсортуємо клієнтів у верхній таблиці листа в порядку збільшення продажів в квітні місяці.

1.  Клацніть на будь-якому осередку стовпця Апрель верхньої таблиці.

2.  Клацніть на кнопці Сортування за збільшенням (Sort Ascending) панелі інструментів Стандартна. Розстановка рядків поміняється так, що числа в стовпці Апрель збільшуватимуться зверху вниз (мал. 12.7).

Мал. 12.7. Таблиця впорядкована за збільшенням продажів в квітні

Порівняєте заголовки рядків верхньої таблиці із заголовками ніжней і ви побачите, що переставлені рядки цілком, а не тільки осередки стовпця Апрель. (Раніше порядок заголовків в двох таблицях збігався.) Для сортування таблиці по убуванню слід клацнути на кнопці Сортування по убуванню (Sort Descending).

Об'єми продажів клієнтам РИФ і Вікінг в квітні збігаються (вони дорівнюють 11000). Якщо такі співпадаючі значень багато, доводиться додатково упорядковувати таблицю за другою ознакою. Наприклад, алфавітний список покупців слід упорядкувати спочатку по стовпцю з прізвищами, а потім по стовпцю з іменами, щоб інформація про людей з однаковими прізвищами розташовувалася по ал4)авиту імен. Щоб додатково упорядкувати таблицю за збільшенням, продажів в травні (за умови рівності продажів в квітні), виконаєте наступні дії.

3.  Виберіть команду Дані > Сортування (Data > Sort). Відкриється вікно діалогу, показане на мал. 12.8. У розділі Сортувати по (Sort By) вже введена умова сортування за збільшенням значень стовпця Апрель, яке було призначено на кроці 2.

Мал. 12.8. Налаштування умови сортування

4. У списку, що розкривається, Потім по (Then By) виберіть стовпець Май.

5.  Залиште вибраним положення перемикача за збільшенням (Ascending).

6.  Клацніть на кнопці ОК. Тепер рядки клієнтів Вікінг і РИФ поміняються місцями, оскільки числа 4000 і 12000 розташовуються за збільшенням.

Примітка

Звернете увагу, що при сортуванні номера рядків не міняються, тобто переміщаються самі дані. Тому виконану операцію сортування не можна відключити. Для повернення колишнього розташування рядків можна лише скористатися стандартною командою відміни операції. Після збереження файлу повернути колишній порядок рядків неможливо.