Вправа 5. Фільтрація

При друці великих таблиць буває зручно урізувати їх шляхом фільтрації рядків, що цікавлять вас. Припустимо, що вам знадобилася інформація тільки по трьом клієнтам, які в травні мали максимальні об'єми операцій. Щоб вибрати відповідні рядки за допомогою автофільтру, виконаєте наступні кроки.

1.  Клацніть в будь-якому елементі верхньої таблиці листа Формули.

2.  Виберіть команду Дані > Фільтр > Автофільтр (Data > Filter > Autofilter). У осередках першого рядка таблиці з'являться кнопки списків, що розкриваються, забезпечують фільтрацію по будь-якому із стовпців (мал. 12.9).

3.  Клацніть на кнопці із стрілкою в осередку F1 стовпця Май.

4.  Виберіть в списку, що розкрився, пункт Перші 10... (Тор 10...). Відкриється вікно діалогу налаштування умови фільтрації, показане на мал. 12.10.

Фільтри типу Перші 10... дозволяють виділити декілька рядків з максимальними або мінімальними значеннями в одному із стовпців таблиці. Лівий список вікна діалогу автофільтру дозволяє вказати, чи потрібно фільтрувати максимальні або мінімальні значення параметра. Правий список задає одиниці вимірювання (рядки таблиці або відсоток від загального числа рядків) для лічильника, розташованого посередині, який задає кількість або процентну частку що залишаються рядків таблиці.

Мал. 12.9 . Список автофільтру

5.  Введіть в лічильник вікна діалогу автофільтру число 3.

6.  Клацніть на кнопці ОК.

У верхній таблиці листа залишаться тільки три рядки, що мають максимальні числа в стовпці Май. Звернете увагу, що зниклі рядки 2 і 5 не пропали. Вони просто приховані з екрану, про що говорить відсутність номерів цих рядків. Excel дозволяє фільтрувати дані відразу по декількох стовпцях. Давайте виділимо тих клієнтів, які входили в трійку ведучих за об'ємом операцій як в травні, так і в червні.

7.  Клацніть на стрілці списку осередку G1, що розкривається, і виберіть пункт Перші 10....

8.  Введіть в лічильник вікна діалогу, що відкрилося, число 3 і клацніть на кнопці ОК. Тепер в таблиці залишаться тільки два клієнти — Діалог і РИФ.

Мал. 12.10. Вікно діалогу автофільтру

Примітка

Для відміни фільтрації тільки по одному із стовпців розкрійте список в його першому осередку і виберіть пункт Все (АН). Пункт Умова... (Custom...) цього ж списку дозволяє настроювати складніші умови фільтрації. Інші пункти списку залишають в таблиці тільки ті рядки, в яких осередок даного стовпця містить величину, вибрану в цьому списку автофільтру.

Стрілки тих списків автофільтру, в яких призначена фільтрація, виділяються синім кольором, щоб користувач не забув про призначені умови відображення рядків.

9.  Щоб відмінити фільтрацію, виберіть команду Дані > Фільтр > Відобразити все (Data > Filter > Show All). На лист повернуться всі п'ять початкових рядків таблиці.

10.  Щоб відключити автофільтр, повторно виберіть команду Дані > Фільтрація > Автофільтр (Data > Filter > Autofilter).