Вправа 3. Структура таблиці

У вправі 1 була створена таблиця для зберігання даних про людей, з якими ви контактуєте. Тепер давайте за допомогою конструктора додамо в базу даних ще одну таблицю, призначену для запису всіх випадків контакту з людьми з першої таблиці.

1.  Клацанням на кнопці Вікно бази даних (Database Window) перемкнетеся на список таблиць бази даних.

2. Двічі клацніть на значку Створення таблиці в режимі конструктора (Create Table In Design View). Вікно конструктора, показане на мал. 16.5, складається з двох частин. У верхній відображається список полів таблиці, а в ніжней — властивості виділеного поля.

3.  Введіть слово Дата, яке гратиме роль назви нового поля.

4. Клацніть на осередку Тип даних (Data Type) першого рядка списку полів. Тут необхідно вибрати тип поля, який визначає структуру і розмір даних.

Мал. 16.5. Конструктор таблиць

5. Клацніть на стрілці списку осередку, що розкривається, що з'явилася, Тип даних і виберіть пункт Дата/час (Date/time).

6.  Натисніть клавішу Tab і введіть розшифровку призначення поля: Дата контакту. Такі описи вводити не обов'язково, але їх наявність допомагає знатися на структурі таблиці.

7.  Клацніть на другому осередку стовпця Ім'я поля (Field Name) і введіть ім'я Опис.

8. Задайте для другого поля тип Текстовий (Text).

9. Вкажіть призначення поля відповідно до мал. 16.5.

Окрім дати і опису контакту таблиця даних повинна містити інформацію про те, з ким ви контактували. Але список людей зберігається в таблиці Контакти, тому в новій таблиці не потрібно наново вводити ім'я і прізвище. Достатньо лише додати посилання на один із записів таблиці Контакти. Це посилання матиме числовий тип і міститиме число, рівне значенню поля Код_контакти відповідного запису таблиці Контакти.

10.  Додайте ще одне поле з ім'ям Код_контакти і типом Числової (Number)

Тепер потрібно додати індексоване поле і призначити його ключем, що однозначно' ідентифікує записи таблиці. Індексовані поля, або індекси відрізняються від звичайних тим, що для них Access створює спеціальні списки, що дозволяють виконувати швидке сортування і пошук по вмісту індексованого поля. Таблиця може містити декілька індексів. Ключ — це спеціальний індекс, що ідентифікує записи. Значення такого поля мають бути унікальними. Його наявність не обов'язкова, але воно так часто використовується, що за відсутності ключа Access нагадує про це і пропонує автоматично додати ключове поле.

11. Додайте поле Ключ і призначте йому тип Лічильник (Autonumber). Такий тип даних позбавляє користувача від необхідності введення значень ключового поля і ініціює автоматичну генерацію унікальних значень.

12.  Зберігаючи активною рядок Ключ, клацніть на кнопці Ключове поле (Primary Кеу). На кнопці цього рядка з'явиться значок ключа, що показує особливий статус поля.

13.  Клацніть на кнопці закриття вікна конструктора.

14.  Access запитає про необхідність збереження структури таблиці. У відповідь клацніть на кнопці Так.

15.  У вікні діалогу (мал. 16.6), що відкрилося, введіть ім'я Список.

Мал. 16.6. Введення імені таблиці

16.  Клацніть на кнопці ОК.