Вправа 4. Список підстановки

Прийшов час наповнити таблицю Список конкретної ін4юрмацией. Для цього виконаєте наступні кроки.

1. У вікні бази даних відкрийте список таблиць і двічі клацніть на значку Список. Вибрана таблиця відкриється в режимі проглядання даних.

2.  Додайте декілька записів відповідно до мал. 16.7.

Мал. 16.7. Список контактів, що відбулися

Примітка

Щоб розширити стовпець Опис, що містить довгі текстові рядки, помістите покажчик миші на його праву межу і, коли значок зміниться на двонаправлену стрілку, перетягнете межу управо.

Не забувайте, що числа в стовпці Код_контакти повинні відповідати номерам записів таблиці Контакти, що описують людей, з якими ви контактували. Погодитеся, що шукати відповідні номери дуже незручно. Access дозволяє автоматизувати цю операцію за допомогою списку підстановки, який настроюється таким чином.

3.  Клацніть на кнопці Вигляд (View) панелі інструментів. Відкриється вікно конструктора таблиці.

4.  У списку типу даних для поля Код_контакти виберіть пункт Майстер підстановок (Lookup Wizard).

5.  У першому вікні майстра залиште вибраним положення перемикача Об'єкт «стовпець підстановки» використовуватиме значення з таблиці або запиту (I Want The Lookup Column To Look Up The Values In The Table Or Query) і клацніть на кнопці Далі. Три положення перемикача другого вікна майстра виводять на екран список таблиць, запитів або об'єднують ці два списки. Тут потрібно вибрати таблицю або запит на роль джерела підстановки. У нашому випадку база даних окрім таблиці Список містить тільки один об'єкт — таблицю Контакти, яка і виявиться вибраною у вікні майстра.

6.  Клацніть на кнопці Далі. Третє вікно майстра, показане на мал. 16.8, пропонує вибрати з таблиці Контакти поля, що беруть участь в підстановці. Цей список зобов'язаний містити те поле, значення якого повинні поміщатися в поле Код_контакти, тобто однойменне поле таблиці Контакти.

7.  Клацніть на пункті Код_контакти.

Мал. 16.8. Майстер підстановок

Мал. 16.9. Параметри підстановки

8.  Клацніть на кнопці із стрілкою управо. У список джерела підстановки слід також додати ті поля, вміст яких повинен відображатися замість чисельного значення, що поміщається з поля Код_контакти таблиці Контакти в полі Код_контакти таблиці Список. Я думаю, що зручно вибиратиме людей по їх іменах і прізвищах.

9.  Додайте в список Вибрані поля (Selected Fields) пункти Прізвище і Ім'я.

10.  Потім клацніть на кнопці Далі.

11.  У наступному вікні майстер продемонструє два стовпці таблиці-джерела, приховавши стовпець Код_контакти, що містить ідентифікатор запису. Клацніть на кнопці Далі.

12.  У полі останнього стовпця введіть назву Контакт, яка замінить ім'я стовпця Код_контакти, і клацніть на кнопці Готово.

13.  У вікні діалогу, що з'явилося, клацанням на кнопці Та підтвердите необхідність збереження побудованої структури.

Примітка

Параметри списку підстановки з'являться на вкладці Підстановка (Lookup), показаною на мал. 16.9. Якщо ви знайомі з мовою структурованих запитів SQL, то зможете знатися на запиті Джерело рядків (Row Source), яке формує таблицю підстановки.

14. Клацніть на кнопці Вигляд, щоб знову перемкнутися в режим введення даних.

Тепер в третьому стовпці таблиці замість чисел видно прізвища, відповідні цим числам, хоча само значення поля Код_контакти не змінилося. Access автоматично шукає відповідний запис таблиці Контакти по числу, що міститься в полі Код_контакти, і виводить в осередок текст поля Прізвище — другого поля таблиці Контакти з вибраних у вікні майстра підстановки. Давайте спробуємо додати в таблицю Список ще один запис.

Мал. 16.10. Список підстановки

15.  Клацніть на нижньому осередку стовпця Дата і введіть дату 10.10.97.

16.  Натисніть клавішу Tab і надрукуйте текст Лист з пропозиціями про співпрацю.

17.  Знову натисніть клавішу Tab і клацніть на кнопці списку, що розкривається, що з'явилася, як показано на мал. 16.10. Тепер ви можете вибирати людей із списку підстановки, сформованого на базі полів Прізвище і Ім'я таблиці Контакти.

18.  Клацніть на другому пункті списку.

Access автоматично відшукає в таблиці Контакти значення поля Код_контакти для запису, що містить інформацію про Петре Петрові, і введе знайдене число в поле Код_контакти таблиці Список. Це значення залишиться прихованим. Замість нього в елементі таблиці Список з'явиться відповідне прізвище, узяте з таблиці Контакти.