Вправа 6. Параметри поля

Для того, щоб забезпечити можливість зберігання в базі даних різноманітної інформації, Access пропонує великий набір типів даних, перерахованих в таблиці. 16.1.

ТАБЛИЦЯ 16.1 . Типи даних

Назва типу	Призначення
Текстовий (Text)	Текст завдовжки до 255 символів
Поле MEMO (Memo)	Текст завдовжки до 65 000 символів
Числовий (Number)	Числа різних форматів
Дата/час (Date/time)	Дата і/або час
Грошовий (Currency)	Грошові значення різних форматів
Лічильник (Autonumber)	Лічильник, який автоматично збільшується на одиницю з додаванням кожному новому запису
Логічний (Yes/no)	Величини, здатні набувати тільки два значення: да/нет або 1/0
Поле об'єкту OLE (OLE Object)	Поля, що дозволяють вставляти малюнки, звуки і дані інших типів
Гіперпосилання (Hyperlink)	Посилання, що дають можливість відкривати об'єкт Access (таблицю, форму, запит і т. п.), файл іншого застосування або web-страницу

Щоб зробити роботу із списком контактів продуктивнішою, слід змінити типи даних деяких полів.

1. У вікні бази даних виділите таблицю Список і клацніть на кнопці Конструктор (Design), розташованій у верхній частині вікна. Вибрана таблиця відкриється в режимі конструктора.

2.  Опис контакту може бути достатнє довгим, а максимальна довжина текстових полів обмежена 256 символами. Тому зміните тип поля Опис на Полі MEMO.

3.  Клацніть на полі Дата.

Мал. 16.14. Вибір формату

4.  Для зручності прочитання дати контакту зміните 4юрмат її відображення, вибравши в списку, що розкривається, Формат поля (Format) пункт Довгий формат дати (Long Date), як показано на мал. 16.14.

Окрім типу даних і формату відображення вкладка Загальні (General) вікна конструктора дозволяє набудувати деякі додаткові параметри поля, що впливають на спосіб введення даних. Параметр Значення за умовчанням (Default Value) задає вміст поля, яке записується в новий запис в тому випадку, якщо користувач не ввів в це поле ніяких даних. Якщо ви регулярно оновлюєте список контактів, то дата контакту найчастіше збігатиметься з поточною датою. Щоб спростити введення інформації, можна задати поточну дату як значення за умовчанням для поля Дата.

5.  Введіть в поле Значення за умовчанням (Default Value) функцію Date(), яка повертає поточну дату. В деяких випадках потрібно не тільки задати тип даних поля, але і обмежити його можливі значення деяким інтервалом або складнішим правилом відбору. Таке правило вводиться в поле Умова на значення (Validation Rule). Припустимо, ви точно знаєте, що всі контакти, які заноситимуться в список, відбудуться після 1 січня 1999 р. Щоб уникнути помилок, можна змусити Access повідомляти вас про введення невірної дати. Для цього виконаєте наступні кроки.

6. У полі Умову на значення клацніть на кнопці будівника виразів. Відкриється вікно діалогу. Для завдання умов або значень певних параметрів Access пропонує великий набір математичних операцій і функцій. Будівник виразів допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті функцій Access. Верхнє поле будівника, що прокручується, містить конструйований вираз. Його можна змінювати як шляхом безпосереднього редагування тексту, так і за допомогою інших кнопок і списків будівника.

7. Необхідно, щоб дата запису була пізнішою, тобто більше, дати 1 січня 1999 р. Тому клацніть на кнопці >, щоб додати потрібну умову.

Тепер потрібно вказати дату, з якою виконується порівняння. Дяя цього слід скористатися спеціальною функцією, що перетворює строкову константу в дату у форматі Access.

8.  Двічі клацніть на теці Функції (Functions) в лівому списку будівника виразів.

9.  Клацніть на теці Вбудовані функції (Built-in Function), щоб вивести список стандартних функцій Access.

10.  У середньому списку виберіть категорію Дата/час.

11.  Подвійним клацанням на імені функції Datevalue додайте її в полі виразу. Замість местозаполнітеля аргументу «stringexpr» потрібно ввести конкретну дату в строковому форматі.

12.  У полі виразу клацанням виділите текст «stringexpr», а потім надрукуйте "1.1.99".

13.  Клацніть на кнопці ОК.

Мал. 16.15. Параметри поля Дата

14. У полі Повідомлення про помилку (Validation Text) введіть текст Невірна дата, який з'являтиметься при введенні дати, ранішої, ніж 1 січня 1999 р. Остаточний набір параметрів поля Дата показаний на мал. 16.15.

15.  Клацніть на кнопці закриття вікна конструктора. У вікні запиту на оновлення структури таблиці клацніть на кнопці Так. Унаслідок додавання умов на значення поля Дата Access запитає про необхідність перевірки вмісту цього поля у вже наявних записах таблиці. Клацніть на кнопці Немає (No), щоб не виконувати перевірку.

Давайте вивчимо вплив настроєних параметрів на поведінку бази даних.

16.  Виділите таблицю Список у вікні бази даних і клацніть на кнопці Відкрити (Open). Тепер всі дати відображаються в довгому форматі, а в осередку Дата в рядку нового запису автоматично з'являється поточна дата.

17.  Клацніть в осередку Дата другого рядка, зміните її вміст на 19.11.95 і натисніть клавішу Tab, щоб перейти до наступного поля. Оскільки модифікована дата передує 1 січня 1999 р., що протіворечит настроєній умові, Access не дозволить прибрати курсор з поточного осередку і відкриє вікно повідомлення  з текстом, введеним вами в полі Повідомлення про помилку конструктора таблиці на кроці 14. Таке повідомлення з'являтиметься до тих пір, поки ви не скоректуєте дату.

18.  Клацніть на кнопці ОК.

19.  Виправіть дату на 19.11.00.

20.  Закрийте таблицю Список.