Вправа 7. Угрупування і сортування

Звіт, який ви сконструювали в двох попередніх вправах, має ще один істотний недолік. Прізвища людей із списку Контакти виводяться не за абеткою. Майстер звітів автоматично згрупував дані таблиці Список по їх приналежності до тих або інших записів таблиці Контакти, яка визначається зв'язком між полями Код_контакти цих двох таблиць. З вказаної причини прізвища в звіті впорядковані за збільшенням числового параметра Код_контакти — ідентифікатора записів таблиці Контакти. Це незручно, в звітах з великим числом записів при такому сортуванні буде задоволене важко відшукати потрібну людину. Є сенс змінити порядок сортування, для цього виконаєте наступні кроки.

1. Клацніть на кнопці Звіти вікна бази даних.

2. Виділите значок звіту Список контактів.

3. Клацанням на кнопці Конструктор панелі інструментів вікна бази даних от- крійте звіт в режимі конструктора.

4. Клацніть на кнопці Сортування і угрупування (Sorting And Grouping) панелі інструментів, щоб відкрити вікно діалогу, показане на мал. 18.19.

Мал. 18.19. Сортування і угрупування

У цьому вікні призначено два рівні сортування. Спочатку в порядку зростання по полю Код_контакти, а потім в межах списку контактів, що відносяться до однієї людини, за збільшенням дати контакту. На кнопці рядка Код_контакти видно значок, вказуючий на те, що записи групуються по даному полю, тобто при перебаре записів таблиці Контакти для кожного нового значення поля Код_контакти генерується заголовок групи, в якому, як ви повинні пам'ятати з попередньої вправи, виводяться ім'я, прізвище і інші характеристики людей.

Здавалося б, можна просто змінити поле сортування Код_контакти Прізвище, і записи в звіті відразу ж вишикуються за абеткою. Але в цьому випадку для чотирьох людей з однаковим прізвищем Петров буде виведений тільки один заголовок групи, нижче за яке розміститься список контактів зі всіма Петровимі. Пригадаєте, що новий заголовок групи виводиться тільки для кожного нового значення поля, по якому виконується угрупування. Код_контакти — унікальний ідентифікатор записів таблиці Контакти, угрупування по якому забезпечує вивід в звіт всіх записів цієї таблиці. Для сортування записів за абеткою прізвищ і імен слід додати в список вікна діалогу Сортування і угрупування (Sorting And Grouping) відповідні поля, розмістивши їх вище поля угрупування Код_контакти.

5. Клацніть в третьому рядку на кнопці списку, що розкривається, Поле/вираз (Field/expression).

6.  Виберіть пункт Прізвище.

7. У списку, що розкривається, Поле/вираз четвертого рядка вікна Сортування і угрупування виберіть пункт Ім'я.

Примітка

При додаванні нового поля сортування Access автоматично призначає йому порядок сортування За збільшенням. Щоб реалізувати зворотний порядок записів, виберіть в списку осередку, що розкривається, Порядок сортування відповідного рядка пункт По убуванню (Descending).

8. Клацанням на кнопці рядка Прізвище виділите її.

9.  Помістите покажчик на кнопку рядка Прізвище, натисніть кнопку миші і перетягнете рядок на самий верх списку. Відпустите кнопку миші в той момент, коли жирна горизонтальна лінія, що показує майбутнє розташування переміщуваного рядка, опиниться над першим рядком таблиці.

10.  Повторюючи кроки 8 і 9, розмістите рядок Ім'я між рядками Прізвище і Код_контакти, як показано на мал. 18.20.

Мал. 18.20. Додавання полів сортування 

11.  Закрийте вікно Сортування і угрупування. 

Примітка

Заголовки тих груп, для яких немає жодного запису в таблиці Список, в звіт не виводяться.

1.  Клацніть на кнопці Вигляд панелі інструментів, щоб вивести звіт в режимі попереднього перегляду.

Тепер записи спочатку сортуються по прізвищах, потім по іменах. Після цього для кожного нового запису таблиці Контакти з'являється заголовок групи (оскільки величини поля Код_контакти для всіх записів різні). Нижче за кожне такого заголовка з таблиці Список виводяться всі контакти, відповідні даному значенню величини Код_контакти, тобто даній людині (мал. 18.21).

Мал. 18.21. Остаточний вид звіту 

13.  Закрийте звіт.