Вправа 10. Файлові операції

Щоб підтримувати базу даних в належному порядку, необхідно періодично виконувати деякі службові процедури. Ймовірно, найбільш важливою з них є резервне копіювання даних, яке виконується за допомогою стандартних засобів Windows для роботи з файлами. Не менш істотною процедурою є стискування бази даних. У міру обробки таблиць і додавання об'єктів 'файл бази даних збільшується в об'ємі. При стиранні частини інформації не відбувається повного її видалення з файлу. В результаті об'єм, займаний базою даних на жорсткому диску, може опинитися невиправдано великим.

1.  Щоб стискувати базу даних, виконаєте команду Сервіс > Службові програми > Стискувати і відновити базу даних (Tools > Database Utilities > Compact And Repare Database).

2.  Порівняєте розмір файлу бази даних до і після стискування. Ви побачите, наскільки ефективне стискування економить дисковий простір.

Та ж сама команда виконує відновлення бази даних, пошкодженої в результаті раптового збою електроживлення. Іноді в процесі роботи ви відмітите, що база даних поводиться якось дивно. У такій ситуації, не чекаючи попередження, виконаєте команду Стискувати і відновити базу даних. Access по можливості відновить порушення, виявлені в структурі даних.

Якщо база даних містить конфіденційні відомості, скористайтеся можливостями Access по обмеженню доступу і шифруванню даних. Щоб задати пароль на відкриття бази даних, виконаєте наступні кроки.

3.  Закрийте базу даних.

4.  Клацніть на кнопці Відкрити панелі інструментів.

5.  У вікні відкриття файлу виділите значок Контакти.mdb.

6.  Клацніть на стрілці палітри кнопки Відкрити і виберіть пункт Монопольно (Open Exclusive). Такому режиму відкриття запобігає одночасний доступ до бази даних іншого користувача через локальну мережу.

7.  Виберіть команду Сервіс > Захист > Задати пароль бази даних (Tools > Security > Set Database Password).

8.  У полі Пароль (Password) вікна діалогу, що відкрилося, введіть пароль.

9. Для перевірки повторно введіть той же пароль в поле Підтвердження (Verify).

10.  Клацніть на кнопці ОК. Тепер для наступного відкриття бази даних потрібно буде вводити пароль.

Примітка

Щоб видалити пароль, виберіть команду Сервіс > Захист > Видалити пароль бази даних (Tools > Security > Remove Database Password), введіть старий пароль і клацніть на кнопці ОК.

Ще одним корисним інструментом Access є можливість пересилки інформації з бази даних в інші додатки Office XP. Наприклад, щоб для виконання обчислень переслати таблицю Контакти в книгу Excel, виконаєте наступні операції.

11.  Клацніть на кнопці Таблиці вікна бази даних.

12. Виділите таблицю Контакти.

13. Виберіть команду Сервіс > Зв'язки з Office > Аналіз в MS Excel (Tools > Office Links > Analyze It With MS Excel).

Примітка

Окрім передачі даних в Excel ви можете за допомогою команди Публікація в MS Word (Publish It With MS Word) того ж підміню опублікувати їх в Word або, виконавши команду Злиття з MS Word (Merge It With MS Word), використовувати інформацію бази даних як джерело даних для злиття, яке обговорювалося на занятті 8.

Access автоматично запустить Excel XP, створить нову книгу з одним листом і перешле в його осередки дані з таблиці Контакти.