Вправа 5. Майстер звітів

Щоб полегшити роботу користувача, в Access є спеціальний майстер, який при недоліку часу дозволяє швидко створювати досить привабливі звіти. Давайте доручимо майстрові побудову звіту про контакти з різними людьми.

1.  У вікні бази даних клацніть на кнопці Звіти (Reports).

2. Двічі клацніть на значку Створення звіту за допомогою майстра (Create Report By Using Wizard).

У звіт потрібно додати як інформацію про людей, так і дані про контакти з ними. Для цього слід згрупувати разом всі контакти з однією людиною і роздрукувати їх список нижче за область з даними про цю людину. Потім потрібно вивести інформацію про наступну людину і список контактів з ним і так далі Такий порядок друку записів дозволить швидко знайти повний список контактів з будь-яким з ваших колег. У першому вікні майстра, показаному на мал. 18.12, потрібно вказати всі поля, що включаються в звіт.

Мал. 18.12. Вибір полів для звіту

3. У списку Таблиці, що розкривається, і запити першого вікна майстра звіту виберіть таблицю Контакти.

4. У списку Доступні поля виділите поле Прізвище.

5.  Клацанням на кнопці > перемістите вибране поле в список Вибрані поля.

6. Повторюючи кроки 4 і 5, додайте в список Вибрані поля поля Ім'я, Адреса, Назва Компанії, Робочий Телефон.

Примітка

Поле Код_контакти містить службову інформацію, забезпечуючи зв'язок записів двох таблиць. Не поміщайте такі поля в звіт ніколи, окрім випадків відладки взаємозв'язків таблиць бази даних.

7. Виберіть в списку Таблиці і запити таблицю Список.

8. Перемістите в список Вибрані поля поля Дата і Опис, додавши їх до по лям таблиці Контакти.

9. Клацніть на кнопці Далі.

У другому вікні майстра можна вибрати спосіб розташування даних — впорядковані по записах таблиці Контакти, а потім вже по записах таблиці Список, або навпаки. Схема угрупування відображається в правій частині вікна діалогу.

Мал. 18.13. П'яте вікно майстра звітів

10.  Залиште варіант Контакти (By Контакти) і клацніть на кнопці Далі.

11.  У наступному вікні не призначайте додаткового угрупування. Просто клац ніті на кнопці Далі.

12.  Четверте вікно майстра звіту дозволяє задати порядок сортування записів. Виберіть в списку 1 пункт Дата і клацніть на кнопці Далі.

Наступне вікно, показане на мал. 18.13, дозволяє вибрати спосіб розташування полів і орієнтацію сторінки.

Мал. 18.14. Фрагмент звіту, що згенерував майстром

13.  Виберіть положення перемикача Структура 1 (Outline 1).

14. Потім клацніть на кнопці Далі.

15.  У наступному вікні майстра виберіть варіант оформлення Строгий (Corporate) і клацніть на кнопці Далі.

16.  Введіть як заголовок текст Список контактів і клацніть на кнопці Готово.

Майстер сформує звіт і відкриє його в окремому вікні в режимі попереднього перегляду (мал. 18.14). У нім видно, що спочатку йде прізвище першої людини, інформація про нього і список контактів з ним, потім розташовуються ті ж дані, що стосуються другої людини, і так далі В цілому звіт виглядає непогано і може влаштувати невимогливого користувача.