Вправа 2. Щоденник

У щоденник Outlook автоматично записуються всі операції, що виконувалися з документами Office. Щоб відкрити щоденник, виконаєте наступні дії.

1.  У панелі ярликів клацніть на заголовку групи Ярлики Outlook.

2. За допомогою кнопки прокрутки панелі знайдіть значок Щоденник (Journal).

3. Клацніть на цьому значку.

4. Щоб розвернути список документів Word, клацніть на знаку «плюс» в рядку Microsoft Word. Нижче за цей рядок з'являться імена файлів, що відкривалися, розташовані під тими днями шкали часу, в які ви працювали з цими файлами.

5. Клацніть на одному із значків правою кнопкою миші. З'явиться контекстне меню, що дозволяє відкрити вибраний файл, роздрукувати його, відправити документ по електронній пошті і виконати деякі інші операції. На мал. 19.3 щоденник показаний в режимі проглядання типу файлу. Для кожної зі своїх тек Outlook пропонує декілька режимів перегляду. Потрібний варіант можна вибрати в меню Вигляд > Поточне уявлення (View > Current View). Але є і інший спосіб перемикання режимів. У панелі інструментів розташована кнопка організатора, який допомагає орієнтуватися в Outlook.

Мал. 19.3. Щоденник

Вкладки Організатора видозмінюються залежно від того, з якою текою Outlook ви працюєте, і дозволяють швидко набудувати потрібний формат відображення інформації. Якщо клацнути на кнопці Знайти (Find) панелі інструментів, на зміну організаторові прийде інструмент спрощеного пошуку — ще один ефективний модуль Outlook XP, здатний у ряді випадків замінити складне вікно розширеного пошуку інформації.

6. Клацніть на кнопці Організувати (Organize). У верхній частині області про огляду щоденника з'явиться панель організатора.

7. Клацніть на посиланні За уявленням (Using Views).

8. У списку режимів виберіть пункт Список елементів (Entry List). Тепер щоденник схожий на вікно теки Windows або Провідника в режимі проглядання таблиці (мал. 19.4). Кожен запис займає один рядок таблиці, стовпці якої інформують про час відкриття документа, тривалість роботи з ним і про деяких інших параметрах файлу.

Примітка

Щоб упорядкувати список по одному з параметрів, наприклад за тривалістю роботи з документом, клацніть на заголовку відповідного стовпця списку. Повторне клацання на тому ж заголовку розсортує пункти списку в зворотному порядку.

9. Закрийте організатор.

10. Натисніть клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, клацніть на декількох пунктах списку, щоб виділити їх.

11. Клацанням на кнопці Видалити (Delete) зітріть вибрані пункти. Для швидкого переміщення по теках Outlook можна скористатися списком тек.

Мал. 19.4. Проглядання списку елементів щоденника

Мал. 19.5. Видалені елементи

12. Клацніть на заголовку Щоденник.

13.  У панелі, що відкрилася, клацніть на значку канцелярської кнопки в правому верхньому кутку. Список тек, що розкривається, перетвориться на постійну панель Список тек (Folder List).

14. Клацніть на пункті Видалені (Deleted Items). Відкриється тека, що містить стерті елементи різних тек Outlook (мал. 19.5). Вона схожа на Корзину Windows. Тут ви знайдете записи, удаленни? з щоденника на кроці 11.

Мал. 19.6. Додавання теки Outlook

15. Клацніть на одному з пунктів теки правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду Перемістити в теку (Move To Folder). Відкриється вікно діалогу, яке дозволяє переміщати елементи між теками Outlook і додавати нові теки.

16. Клацніть на кнопці Створити (New).

17.  У полі Ім'я теки (Name) вікна діалогу (мал. 19.6), що відкрилося, введіть слова Важливі замітки.

18. У списку, що розкривається, Вміст теки (Folder Contains) виберіть пункт Елементи типу Замітки (Note Items).

Будь-яка тека Outlook, як видно із списку, відноситься до одного з шести стандартних типів, кожен з яких має певне призначення і свій формат представлення інформації:

• Щоденник (Journal) — журнал операцій, що виконувалися;

•  Завдання (Task) — список запланованих завдань;

•  Замітки (Note) — замітки користувача;

• Календар (Calendar) — список запланованих подій;

•  Контакт (Contact) — список людей або компаній з адресами, телефонами і іншою інформацією;

•  Пошта (Mail and Posti) — тека з вхідними або витікаючими повідомленнями електронної пошти.

19. Клацніть на кнопці ОК.

20. Щоб помістити значок нової теки в панель ярликів, клацніть на кнопці Так (Yes).

21. Клацанням на кнопці О Кв вікні Переміщення елементів (Move Items) завершите операцію переміщення запису з теки Видалені в тільки що створену теку.