Вправа 4. Додавання події

Робочий день ділової людини наповнений різними зустрічами, нарадами і семінарами. Календар допоможе організувати ваш розклад і вчасно нагадає про майбутню подію. Щоб додати плановану зустріч в бланк календаря, виконаєте наступні дії.

1. За допомогою команди Вигляд > Список тек (View > Folder List) закрийте панель списку тек, відкриту в попередніх вправах.

2. У групі Ярлики Outlook клацніть на значку Календар (Calendar). Календар з'явиться у вигляді розкладу поточного дня, прокручуваного календаря місяців і списку завдань, як показано на мал. 19.9.

3.  Клацніть на стрілці кнопки Створити і виберіть пункт Зустріч (Appointment).

4.  Введіть в поле Тема (Subject) вікна діалогу, що відкрилося, текст Нарада по питаннях реклами.

5. У полі Місце (Location) надрукуйте Офіс дочірньої компанії.

6. У лівому списку рядка, що розкривається, Початок (Start Time) виберіть в календарі день, на який призначена нарада (наприклад, четвер наступного тижня). Для переходу до іншого місяця користуйтеся кнопками прокрутки (мал. 19.10).

7. У правому списку рядка, що розкривається, Початок виберіть час почала наради.

8. У такому ж списку рядка Кінець (End Time) вкажіть передбачуваний час закінчення наради.

Мал. 19.9. Календар

9. Встановите прапорець Сповіщення (Reminder). Це змусить Outlook заздалегідь попередити вас про майбутню нараду.

Мал. 19.10. Налаштування події

10.  У однойменному списку, що розкривається, виберіть пункт 1 година (1 hour), щоб нагадування з'явилося за годину до майбутньої події.

11. Якщо ви ще не вирішили, чи слід з'являтися на планованій нараді, виберіть в списку, що розкривається, В цей час (Show Time As) пункт Під питанням (Tentative). Подію, що за умовчанням призначається, отримує стан Зайнятий (Busy). Якщо ви хочете дати можливість своєму секретареві записати на той же самий час ще одну подію, вибирайте варіант Під питанням. Щоб вказати на свою відсутність в зоні досяжності і неможливість відповіді на телефонні дзвінки, призначте для такого інтервалу часу подію із станом Немає на роботі (Out Of Office). Різні стани відбиваються в бланку календаря різним кольором.

12. У нижньому полі, що прокручується, для заміток введіть текст Не забути матеріали по рекламі в журналах.

13. Клацніть на кнопці Зберегти і закрити (Save And Close) панелі інструментів. У потрібний день рівно за годину до призначеного часу Outlook нагадає про майбутню нараду звуковим сигналом і появою вікна повідомлення, подібного показаному на мал. 19.11.

Мал. 19.11. Вікно нагадування

Клацання на кнопці Припинити (Dismiss) закриє вікно нагадування. Кнопка Відкласти (Snooze) теж закриває вікно, але ініціює повторне нагадування через інтервал часу, вказаний в списку, що розкривається, в нижній частині вікна. Клацання на кнопці Відкрити (Open Item) відкриє детальний опис події.

Примітка

Програма Outlook нагадає про майбутню подію, тільки якщо вона запущена. Щоб не пропустити важливе засідання, помістите значок Outlook в теку Автозавантаження (Startup) Головного меню, щоб програма запускалася автоматично відразу після включення комп'ютера і завантаження Windows.