Вправа 6. Запрошення на нараду

Широкі можливості Outlook дозволяють нагадати про майбутню нараду не тільки вам, але і іншим учасникам. Для цього в Outlook інтегровані інструменти відправки електронних повідомлень.

1. У панелі інструментів календаря клацніть на стрілці кнопки Створити і виберіть в меню, що розкрилося, команду Запрошення на збори (Meeting Request). Відкриється вікно, показане на мал. 19.13. Воно подібне до вікна налаштування параметрів зустрічі, але в нім є додаткове поле, забезпечене кнопкою Кому. У цьому полі потрібно перерахувати електронні адреси всіх учасників наради. Швидше за все, ви не пам'ятаєте їх напам'ять, тому простіше буде вибрати адреси з довідників Outlook.

Мал. 19.13. Запрошення на нараду

2. Клацанням на кнопці Кому відкрийте вікно діалогу. У його верхній частині є список, що розкривається, дозволяє вказати один з довідників адрес. Це може бути особиста адресна книга Windows, адресна книга Outlook або список контактів, з яким ви познайомитеся на наступному занятті.

3. Виберіть відповідну адресну книгу.

4. Виділите адресата в лівому списку вікна діалогу.

5. Клацніть на кнопці Обов'язковий (Required). Якщо потрібної людини в адресних книгах немає, можна додати інформацію про нього в одну з них. Для цього клацніть на кнопці Створити, заповните у вікні, що відкрилося, потрібні поля, після чого клацніть на кнопці ОК.

6. Вибирайте прізвища людей і клацайте на кнопці Обов'язковий до тих пір, поки не переберете всіх учасників наради.

7. Клацніть на кнопці Про До, щоб повернутися у вікно налаштування параметрів зустрічі.

8. У полі Тема введіть пропозицію Семінар із захисту навколишнього середовища.

9. У списку, що розкривається, Місце виберіть пункт Офіс дочірньої компанії, що потрапив в цей список при додаванні події у вправі 4.

10. У календарі поля Початок виберіть той же день, в який було призначено нараду у вправі 4.

11. Встановите прапорець Цілий день (All Day Event). Режим призначення події на цілий день дозволяє розміщувати в календарі згадки про заходи, що тривають тривалий час. На тлі такого заходу в календарі можуть бути присутніми і зустрічі, призначені на конкретний час і пересічні з тривалим заходом.

12. Виберіть в календарі поля Кінець п'ятницю того ж тижня, на який доводиться початок семінару.

13. У полі коментаря введіть текст, який має бути відправлений адресатам разом з нагадуванням про семінар.

14. Клацніть на кнопці Відправити (Send). Outlook автоматично згенерує необхідні повідомлення і відправить їх учасникам наради по електронній пошті. Якщо комп'ютер зв'язується з провайдером за допомогою модему, то повідомлення будуть відправлені при черговому підключенні до поштового сервера.

Примітка

Не замислюйтеся зараз про те, як Outlook обробляє електронну пошту. Ви познайомитеся з поштовими можливостями цього застосування на занятті 21.