Вправа 1. Додавання контакту

Щоб додати новий контакт, виконаєте наступні кроки.

1. Запустите Outlook.

2. Виберіть в панелі ярликів Outlook значок Контакти (Contacts).

3. У панелі інструментів клацніть на кнопці Створити. Відкриється вікно бланка контакту, показане на мал. 20.1. Воно має п'ять вкладок:

   • Загальні (General) — містить поля для введення часто використовуваної інформації: імені, адреси, назви компанії, телефонів, електронної адреси і заміток;
   • Подробиці (Details) — дозволяє вводити додаткові дані про людину, наприклад відділ компанії, професію, скорочене ім'я, дату народження і т. п;
   •  Дії (Activities) — є журнал операцій, що виконувалися з використанням даного контакту. Сюди записуються факти відправки і отримання електронних повідомлень і листів, телефонні дзвінки;
   •  Сертифікати (Certificates) — зберігає сертифікати безпеки (цифрові ідентифікатори), що дозволяють розшифровувати електронні повідомлення, що поступають від людини, описаної в даному контакті;
   • Всі поля (All Fields) — дозволяє побачити всі поля контакту. За допомогою цієї вкладки можна змінити будь-яку інформацію, пов'язану з контактом, наприклад колір заміток, записуваних з посиланням на цей контакт. Тут же можна ввести додаткові дані, такі як імена дітей або список захоплень.

4. У полі Повне ім'я (Full Name) введіть текст Олександр Петров і натисніть клавішу Enter. Курсор переміститься в полі Посада (Job Title).

Примітка

Щоб вказати додаткові параметри імені, такі як по батькові, префікс звернення і суфікс, клацніть на кнопці Повне ім'я (Full Name) і заповните відповідні поля.

Мал. 20.1. Контакт

5.  Введіть текст Головний архітектор і знову натисніть клавішу Enter.

6.  У полі Організація (Company) введіть слова Будівельна компанія. За умовчанням ім'я і прізвище автоматично дублюються в полі Зберігати як (File As) в зворотному порядку. Це поле визначає формат ідентифікатора контакту, який обумовлює місцеположення контакту в алфавітному списку. Роль головного слова в алфавітному списку можуть грати прізвище, ім'я або назва організації.

7. Розкрійте список Зберігати як і виберіть пункт Будівельна компанія (Петров, Олександр), щоб надалі шукати даний запис по назві організації. На вкладці Загальні бланка контакту передбачено чотири поля для телефонів. Проте Outlook може одночасно зберігати значно більше номерів телефонів, відображаючи на цій вкладці будь-які чотири з них.

8.  Щоб вказати, який номер телефону повинен демонструватися в першому полі, клацніть на відповідній кнопці із стрілкою.

9.  Виберіть в списку, що розкрився, пункт Автомобільний (Car).

10.  Введіть номер автомобільного телефону і натисніть клавішу Enter.

11. У вікні діалогу, що відкрилося, виберіть країну розташування телефону і код міста. Потім клацніть на кнопці ОК. Вказані дані дозволять Outlook правильно адресувати телефонний дзвінок при використанні цієї програми для автоматичного набору номера.

Примітка

Вікно вибору країни і коди міста відкривається тільки в тому випадку, якщо ви ввели номер телефону не повністю. Можна відразу записати номер телефону з кодом країни і міста, тоді вказане вікно не з'явиться.

12.  Введіть номер домашнього телефону, робочий факс і номер мобільного телефону.

13. Клацніть на кнопці Адреса (Address).

14. У вікні діалогу (мал. 20.2), що відкрилося, введіть робочу адресу Петрова.

Мал. 20.2. Додавання адреси

15.  Клацніть на кнопці ОК. Адреса з'явиться на вкладці Загальні. При необхідності клацніть на кнопці із стрілкою, розташованої нижче кнопки Адреса, виберіть інший різновид адреси і, повторивши кроки 11-13, введіть домашню адресу.

16. Надрукуйте адресу електронної пошти в полі Ел. пошта (E-mail). Якщо електронна адреса вже є в адресній книзі Windows, можете скопіювати його звідти. Для цього клацніть на кнопці з розкритою книгою. У списку Джерело адрес (Show Names From The) вікна діалогу, що з'явилося, виберіть необхідну адресну книгу, клацніть на потрібному записі книги, а потім на кнопці ОК. У полі приміток будь-якого контакту можна ввести додаткові пояснення або навіть додати файл. Такий файл може містити резюме людини, його фотографію і будь-яку іншу інформацію, яку корисно зберігати разом з контактом.

17. Щоб приєднати до контакту документ Word, клацніть на кнопці Додати файл (Insert File).

18.  У вікні, що відкрилося, клацніть на кнопці Мої документи (My Documents), виділите один з файлів з розширенням DOC (наприклад, створений на першому занятті) і клацніть на кнопці Вставка (Insert). Значок файлу з'явиться у нижній частині вкладки Загальні. Тепер, щоб проглянути вміст файлу, достатньо двічі клацнути на його значку у вікні контакту.

19. Клацніть на кнопці Категорії.

20.  У списку категорій встановите прапорець Справи (Business) і клацніть на кнопкеок.

21. Щоб зберегти настроєний контакт і відразу перейти до введення нового, клацніть на кнопці Зберегти і створити (Save And New).

22. Повторюючи описані вище кроки, введіть ще два контакти.

Примітка

Щоб створити контакт для людини, що працює в компанії, рекві-1 зіти якою вже записані в одному з контактів, виділите в теці Контакти наявний контакт з цією компанією і виконаєте команду Дії > Створити контакт в тій же організації (Actions > New Contact From Same Company). У бланку контакту, що відкрився, вже будуть заповнені поля організації, адреси і робочих телефонів.

23.  Заповнивши поля останнього контакту, клацніть на кнопці Зберегти і закрити, щоб повернутися в основне вікно теки контактів, .котороє тепер виглядатиме приблизно так, як показано на мал. 20.3.

Мал. 20.3. Тека контактів