Вправа 4. Планування наради

Контакти, що зберігаються в Outlook, можуть використовуватися для розсилки запрошенні на нараду. Для планування нарад Outlook пропонує спеціальний інструмент. Спробуйте скористатися їм.

1. У панелі ярликів Outlook клацніть на значку Календар.

2. Клацніть на кнопці Створити.

3. Розкрійте вкладку Планування (Scheduling).

4. Клацніть на кнопці Інші (Invite Others).

5. У списку Джерело адрес вікна діалогу (див. мал. 20.7), що відкрилося, виберіть пункт Контакти.

6. У списку доступних імен і ресурсів клацніть на рядку Олександр Петров (Ел.почта).

7.  Клацніть на кнопці Обов'язковий, щоб вказати на настійну необхідність присутності цю людину на нараді.

8. Виділите рядок Сергій Миколаїв (Ел. пошта) і клацніть на кнопці Необов'язковий (Optional).

9. Потім клацніть на кнопці ОК.

На вкладці Планування, показаною на мал. 20.9, разом з вашим ім'ям з'являться імена запрошені. Бланк зайнятості за часом показує, що в проміжку від 14:00 до 14:30 ви відсутні в офісі, інтервал 11:00-11:30 зайнятий, а з 15:00 до 15:30 ви теж, мабуть, не зможете бути присутнім на нараді (всі вказані зустрічі і час обідньої перерви були настроєні на попередньому занятті). Вертикальна біла смуга із зеленим і червоним краями пропонує інтервал часу, який, на думку Outlook, підходить для призначення наради.

Примітка

Якщо Outlook має доступ (наприклад, через локальну мережу) до розкладів людей, що запрошуються на нараду, у вікні планування наради з'являться відмітки зайнятих інтервалів часу для цих людей. У такій ситуації вам було б досить клацнути на кнопці Автовибір (Autopick), щоб програма Outlook знайшла для наради час, що влаштовує вас і всіх запрошених.

10.  Щоб призначити початок наради на 13:00, клацніть мишею в бланку зайнятості поблизу цього числа.

11. За допомогою списку, що розкривається, Кінець зборів (Meeting End Time) виберіть час закінчення наради 15:00.

Мал. 20.9. Планування наради

12. Розверніть вкладку Зустріч (Appointment). У полі Тема введіть текст Нарада, який буде доданий в однойменне поле електронних повідомленні. У поле, розташоване в нижній частині цієї вкладки, введіть необхідні пояснення.

13. Клацніть на кнопці Відправити. Outlook автоматично прочитає адреси запрошених з теки Контакти, згенерує повідомлення і при першій нагоді відправить їх по електронній пошті.

14. Закрийте вікно зустрічі без збереження введених даних.