Вправа 5. Створення документа Office

У цій вправі ви вивчите ще два способи створення документів Office.

1.  Розкрійте Головне меню і виберіть пункт Створити документ Office (New Office Document). Відкриється вікно діалогу Створення документа Office (New Office Document), показане на мал. 3.11. Вкладки цього вікна містять повний набір шаблонів і майстрів створення різних документів Office. Значки вкладки Загальні (General) дозволяють запустити будь-який з шести додатків Office і відкрити в нім порожній документ. Решту вкладок містять значки наступних об'єктів:

•  Бази даних (Databases) — майстри побудови стандартних баз даних Access;

• Шаблони оформлення (Design Templates) — шаблони, на основі яких створюються презентації Powerpoint із заздалегідь заданим оформленням;

•  Листи і факси (Letters & Faxes) — стандартні шаблони листів і факсимільних повідомлень для Word;

•  Клопотання (Legal Pleadings) — майстер побудови шаблону офіційного клопотання і наповнення його змістом, а також шаблони, створені цим майстром;

•  Злиття (Mail Merge) — стандартні шаблони складених відправлень, призначених для розсилки декільком адресатам;

•  Записки (Memos) — доповідні записки і невеликі листи;

•  Презентації (Presentations) — презентації Powerpoint;

•  Публікації (Publications) — шаблони текстів, призначених для публікації;

•  Звіти (Reports) — звіти для Word;

• Електронні таблиці (Spreadsheet Solutions) — шаблони електронних таблиць Excel;

•  Веб-сторінки (Web Pages) — майстер побудови web-страниц і шаблони файлів формату HTML;

•  Інші документи (Other Documents) — додаткові майстри і шаблони документів.

Мал. 3.11. Вікно створення документа Office

2. Відкрийте потрібну вкладку, знайдіть відповідний шаблон або майстер і клацніть на його значку. У полі перегляду в правій частині вікна діалогу з'явиться загальний вид вибраного шаблону. Якщо замість цього з'явиться повідомлення про недоступність вибраного компоненту, не засмучуйтеся, — завдяки автоматичній системі установки компонентів Office шаблон все ж таки можна буде відкрити, але для цього потрібно буде виконати декілька додаткових кроків.

Примітка

У Office XP знайдений компроміс між проблемою економії дискового простору і необхідністю доступу до додаткових компонентів додатків. Під час установки Office подавляюща^ частина цих компонентів не копіюється на жорсткий диск, але посилання на них з'являються у вікнах діалогу додатків. Якщо комплект встановлювався з сервера, то при зверненні до такого відсутнього компоненту модуль установки Office автоматично завантажить з мережевого диска бракуючі файли, і ви зможете продовжити роботу, не уриваючись на процедуру переустановлення Office. Якщо установка проводилася з компакт-диска, тримаєте його під рукою, він може знадобитися у будь-який момент для додавання бракуючих компонентів.

3.  Клацніть на кнопці ОК. При необхідності відповідайте на питання майстра. Якщо на екрані з'явиться вікно діалогу, показане на мал. 3.12, це означає, що в пакет Office встановлюються додаткові компоненти. Іноді програма установки може зажадати перезавантаження комп'ютера. В цьому випадку збережете змінені документи, закрийте всі відкриті застосування і клацніть на кнопці Так (Yes). Після перезавантаження продовжуйте перервану роботу.

Мал. 3.12. Програма установки додає бракуючі компоненти

Активізація значка у вікні Створення документа Office (New Office Document) автоматично запустить відповідний додаток Office, в якому відкриється документ, побудований на основі вибраного шаблону. Це вікно діалогу дозволяє оперативно проглянути наявні шаблони і підібрати відповідне рішення для вашого проекту.

Є і інший спосіб створення документів Office. Можна взагалі не відкривати програму Office, а створити необхідні файли за допомогою Windows. Це зручно, якщо вам потрібно визначити склад майбутнього проекту, розподілити документи по теках, дати їм назви, що легко запам'ятовуються, а потім поставити перед підлеглими завдання по заповненню створених файлів необхідним змістом.

4.  Клацніть на порожньому місці робочого столу правою кнопкою миші.

5.  У контекстному меню виберіть пункт Створити (New). Розкриється підміню, показане на мал. 3.13.

Мал. 3.13. Створення документа Office

6.  Щоб додати в теку або на робочий стіл презентацію Powerpoint, виберіть команду Презентація Microsoft Powerpoint (Microsoft Powerpoint Presentation). З'явиться значок нового файлу, назва якого підсвічуватиметься.

7.  Як ім'я введіть текст Презентація.ppt. Для створення документа Word, електронної таблиці Excel або бази даних Access вибирайте відповідні пункти того ж підміню.