Вправа 2. Перевірка орфографії і граматики

Автоматична перевірка орфографії і граматики не завжди зручна. Іноді потрібно цілком зосередитися на основній темі документа і не хочеться відволікатися на дрібні .ошибки. При імпорті текстового змісту, при невірному налаштуванні мови документа або при обробці документа великого об'єму помилок може опинитися дуже багато, тоді автоматична перевірка істотно уповільнить роботу Word. У таких ситуаціях відключите автоматичну перевірку (скинувши прапорці, вказані в раді попередньої вправи), а на останній стадії розробки документа уручну перевірте правопис за допомогою наступних дій.

1.  Для переходу на початок документа натисніть клавіші Ctrl+home.

2.  Виберіть команду Сервіс > Правопис (Tools > Spelling And Grammar). Відкриється вікно діалогу, показане на мал. 8.3, і Word почне сканувати документ на предмет помилок. У верхньому полі цього вікна, що прокручується, з'явиться перша наїденная фраза з помилкою. У нижнє поле, що прокручується, виводиться вірне (на думку Word) написання фрази або список слів, якими Word пропонує замінити помилкове.

Мал. 8.3. Вікно діалогу перевірки правопису

3.  Орфографічні помилки виділяються червоним кольором. Для їх корекції виконуйте одну з наступних дій:

   •  якщо виправлення не потрібні, клацніть на кнопці Пропустити (Ignore);
   •  щоб пропустити в поточному документі всі подібні «помилки», клацніть на кнопці Пропустити все (Ignore All);
   • для виправлення слова виберіть в нижньому полі один з пропонованих варіантів і клацніть на кнопці Замінити (Change);
   •  щоб автоматично виправити в поточному документі всі подібні помилки, клацніть на кнопці Замінити все (Change All);
   •  якщо в нижньому полі відсутній правильний варіант написання, відредагуйте фразу у верхньому полі і клацніть на кнопці Замінити (Change), потім при необхідності підтвердите виконану корекцію клацанням на кнопці Так (Yes);
   •  якщо виділене слово повинне вважатися за вірний у всіх документах, його потрібно додати в словник Word, для цього клацніть на кнопці Додати(Add).

4.  Граматичні помилки виділяються зеленим кольором. При цьому кнопки вікна діалогу перевірки правопису декілька видозмінюються. Граматичні помилки виправляються за допомогою наступних операцій:

   •  щоб виправити пропозицію, виберіть один з пунктів нижнього поля, що прокручується, або уручну відредагуйте текст у верхньому полі, потім клацніть на кнопці Змінити (Change);
   •  якщо виправлення не потрібні, клацніть на кнопці Пропустити (Ignore);
   •  якщо виправлення не потрібні, клацніть на кнопці Пропустити(Ignore);

     клацання на кнопці Відмінити правило (Ignore Rule) відміняє перевірку даного граматичного правила в поточному документі;

   •  якщо виправлення не потрібні, клацніть на кнопці Пропустити (Ignore);

     кнопка Наступне (Next Sentence) ініціює пропуск поточної пропозиції і перехід до перевірки наступного.

5. Після виконання однієї з вищезгаданих операцій Word продовжить пошук і виведе у вікно модуля перевірки чергову помилку. Виправляйте помилки до тих пір, поки не з'явиться повідомлення про те, що перевірка документа завершена. Якщо необхідність в граматичній перевірці відсутня, скиньте прапорець Граматики (Check Grammar). Якщо мова тієї, що перевіряється фра зи був встановлений невірно, що привело до виявлення помилкової помилки, зміните мову за допомогою списку, що розкривається, Мова словника (Dictionary Language).