Вправа 3. Створення головного документа

Для створення злиття перш за все потрібно розробити головний документ, що грає роль зразка. Цей документ може мати будь-який зміст. Основна ідея полягає в тому, що деякі частини тексту замінюються полями які заповнюються в результаті злиття головного документа з таблицею даних.

1.  Відкрийте Word і створіть новий документ.

2.  Введіть основний текст листа, але не указуйте адресу і прізвище одержувача, наприклад так, як показано па мал. 8.4. Потім збережете документ під ім'ям Лист.doc.

3.  Виберіть команду Сервіс > Листи і розсилки > Майстер злиття (Tools > Letters and Mailings > Mail Merge Wizard). В області завдань відкриється вікно Злиття (Mail Merge), показане на мал. 8.5.

4. У розділі Вибір типу документа (Select document type) виберіть пункт Листа (Letters) і перейдіть до наступного кроку майстра, клацнувши на команді Далі: Відкриття документа (Next: Starting document).

Мал. 8.4. Текст головного документа злиття

Примітка

Пункти розділу Вибір типу документа (Select document type) визначають тип головного документа злиття. При необхідності ви завжди зможете пізніше змінити тип головного документа або пов'язати з вибраним джерелом даних ще один головний документ.

Мал. 8.5. Вікно Злиття (Mail Merge) області завдань

5.  На цьому етапі необхідно вибрати як головний документ один з пропонованих варіантів: використовувати вже відкритий документ, створити новий документ на основі шаблону або відкрити існуючий документ. Щоб вибрати як головний документ злиття тільки що створений текст, клацніть на пункті Поточний документ (Use the current document).

6.  При необхідності відредагуйте зміст головного документа.

7.  Перейдіть до наступного Етану, клацнувши на команді Далі: Вибір одержувачів (Next: Select recipients).