Вправа 4. Побудова джерела даних

Тепер потрібно створити джерело даних злиття (адрес і прізвищ одержувачів листа).

1. У розділі Вибір одержувачів (Select Recipients) вікна Злиття (Merge Mailing) області завдань виберіть пункт Створення списку (Type а new list) (мал. 8.6).

Мал. 8.6. Вікно Вибір одержувачів (Select Recipients) майстра Злиття (Mail Merge)

2. Клацніть на команді Створити (Create) в розділі Створення списку (Type а new list). Відкриється вікно діалогу, показане на мал. 8.7.

Джерело даних злиття є базою даних, що складається із записів, на основі кожної з яких за допомогою головного документа згенерує конкретний екземпляр листа. Всі записи мають однакові поля даних.

Деякі найбільш поширені поля заздалегідь внесені до списку вікна створення джерела даних. Ви можете видалити з бази даних непотрібні поля і додати свої власні.

Мал. 8.7. Створення джерела даних

Інші пункти розділу Вибір одержувачів (Select Recipients) дозволяють вибрати як джерело даних наявну базу даних, раніше створену в Word або в додатку типу Access, або адресну книгу.

Примітка

Наявність в джерелі даних зайвих полів ніяк не впливає на результат злиття, але уповільнює роботу програми.

3.  Клацніть на кнопці Налаштування (Customize). Відкриється вікно діалогу, поки занноє на мал. 8.8.

4.  Виділите пункт Звернення (Title).

5.  Клацанням на кнопці Видалити (Delete) зітріть виділене поле.

Мал. 8.8. Налаштування полів джерела даних

Мал. 8.9. Вікно діалогу Одержувачі злиття (Mail Merge Recipients)

6. Повторюючи кроки 4 і 5, видалите всі поля, окрім Ім'я (Firstname), Прізвище (Last Name), Організація (Company Name), Адрес1 (Addressi) і Індекс (Postalcode).

7.  Клацніть на кнопці ОК.

8.  Клацніть на кнопці Закрити (Close) вікна діалогу Створення джерела даних (New Address List).

9.  У вікні діалогу збереження документа, що відкрилося, введіть ім'я Гості і клацніть на кнопці Зберегти (Save). З'явиться показане на мал. 8.9 вікно діалогу Одержувачі злиття (Mail Merge Recipients), в якому в даний час немає жодного запису.

10.  Вам обов'язково доведеться коли-небудь ввести інформацію в джерело даних. Клацніть на кнопці Змінити... (Edit...), щоб зробити це зараз. Відкриється форма для введення даних. Давайте додамо декілька записів. Пізніше злиття згенерує рівно стільки копій головного документа, скільки записів є в джерелі даних.

11.  Заповните поля форми.

12.  Щоб додати ще один запис, клацніть на кнопці Створити запис (New Entry).

13. Введіть ще декілька записів, перенісши в них інформацію, представлену в таблиці. 8.1.

  ТАБЛИЦЯ 8.1. Джерело даних злиття

Номер записи	Ім'я	Прізвище	Організація	Адрес1	Індекс
1	Василь	Решітників	Прем'єр	Перша вул., 33	113114
2	Петро	Петров	Фантом	Прямій ін., 18	114113
3	Віктор	Горелов	Фантом	Четвертий проїзд, 143	113278
4	Ігор	Чорний	Фантом	а/я 318	115333
5	Ілля	Миколаїв	Фантом	Коса вул.	114232
6	Леонід	Леонідов	Фантом	Зимовий ін.	211434

14. Клацніть на кнопці Закрити (Close), щоб зберегти базу даних, а потім — на кнопці ОК вікна Mail Merge Recipients.

Примітка

Для зміни інформації джерела даних клацніть в панелі інструментів Злиття (Mail Merge) на кнопці Одержувачі (Mail Merge Recipientsedit Data Source), а потім у вікні діалогу, що відкрилося, — на кнопці Змінити (Edit). Відкриється форма джерела даних. Для переміщення по записах джерела користуйтеся кнопками Перша (First), Назад (Previous), Вперед (Next), Остання (Last) в нижній частині форми.

Мал. 8.10 . Панель інструментів Злиття