Вправа 5. Розміщення полів даних

Прийшов час розмістити поля джерела даних в тексті головного документа.

1. Перейдіть до наступного етапу створення розсилки, клацнувши на команді Далі: Створення листа (Next: Write your letter) в області завдань. Помістите курсор в перший рядок документа і клацніть на команді Інші елементи (More Items). Відкриється вікно діалогу Додавання поля злиття (Insert Merge Field), в якому міститься список полів джерела даних, створеного в попередній вправі.

2.  Виділите пункт Ім'я (Firstname) і клацніть на кнопці Вставити (Insert). Поле злиття з'явиться в першому рядку головного документа. Воно містить спеціальний код, що повідомляє програму Word, де слід розміщувати інформацію з відповідного нуля джерела даних. Потім виберіть пункт Прізвище (Lastname) і знову клацніть на кнопці Вставити (Insert). Клацніть на кнопці Закрити (Close), щоб закрити вікно діалогу Додати поле злиття (Insert Merge Field).

3.  Введіть пропуск, щоб відокремити ім'я від прізвища.

4.  Натисніть клавішу Enter, відкрийте вікно діалогу Додавання поля злиття (Insert Merge Field) і виділите в списку пункт Адрес1 (Addressi).

5.  Знову натисніть Enter і виділите в тому ж списку пункт Індекс (Postalcode).

6.  Перемістите курсор в кінець слова Поважаний і натисніть клавішу Пропуск.

7. Виберіть в списку Додавання поля злиття (Insert Merge Field) нулі Ім'я (First Name), натисніть клавішу Пропуск і там же виберіть поле Прізвище (Lastname). Тепер головний документ повинен виглядати так, як показано на мал. 8.11.

Мал. 8.11. Головний документ з полями злиття

При злитті Word дозволяє не тільки перебрати всі записи джерела даних, але і відібрати деякі з них. Для цього можна скористатися полями Word або запитом. Список Додати поле Word (Insert Word Field) панелі інструментів Злиття (Merge Mail) дозволяє додавати в документ наступні поля, що виконують відбір записів джерела даних на основі певних правил:

• ASK (Запит) і FILLIN (Заповнення) генерують паузу в процесі друку злиття і дають можливість вводити додатковий текст в кожен екземпляр документа, наприклад індивідуальний номер клієнта або пароль;

• IF... THEN... ELSE дозволяє ввести умову і дію, яка виконується у разі істинності або помилковості умови;

•  MERGE REC (Номер запису) і MERGE SEQ (Номер по порядку ) додають в документ відповідно номер запису джерела даних і порядковий номер екземпляра злиття. Якщо в злитті беруть участь не всі записи джерела даних, ці номери відрізнятимуться один від одного;

•  NEXT (Наступний запис) і NEXTIF (Наступний запис, якщо) дають можливість надрукувати в одному екземплярі документа інформацію з декількох послідовних записів джерела даних;

• SET BOOKMARK (Закладка) дозволяє пов'язати деякий текст документа із закладкою, яку можна вставляти в документ будь-яке число разів. Якщо зміниться початковий текст, позначений закладкою, то він вмить оновиться в усіх точках вставки цієї закладки;

•  SKIPIF (Пропустити запис, якщо) дає можливість ввести умову, у разі істинності якого поточний запис буде пропущений і не потрапить в злиття.

Давайте додамо в злиття парі полів Word.

8.  Натисненням клавіш Ctrl+home переміститеся в початок документа і виберіть в панелі інструментів Злиття (Merge Mail) команду Додати поле Word > SKIPIF (Insert Word Field > Skip Record If).

Мал. 8.12. Додавання поля Word

9. У списку, що розкривається, Поле (Field Name) виберіть пункт Індекс (Postal- Code), як показано на мал. 8.12.

10.  У списку Оператора (Comparison) виберіть пункт Рівно (Equal To).

11.  Введіть в поле Значення (Compare To) величину 114113.

12.  Клацніть на кнопці ОК. Тепер при злитті в джерелі даних будуть пропущені ті записи, в полі Індекс (Postalcode) яких записано значення 114113.

13. Натисніть клавіші Ctrl+end, а потім двічі клавішу Enter. Виберіть команду Додати поле Word > MERGEREC (Insert Word Field > Merge Record #). За допомогою цього поля ви зможете відстежити, які записи джерела даних потраплять в злиття. Тепер головний документ стане таким, як показано на мал. 8.13.

14. Перейдіть до наступного етапу створення розсилки, клацнувши на команді Далі: Проглядання листів (Next: Preview your letters) області завдань.

15.  Клацніть на команді Змінити список (Edit Recipient List) в області завдань, щоб створити запит, за допомогою якого записи будуть розсортовані за абеткою імен одержувачів листів.

Мал. 8.13. Головний документ з полями Word

Давайте додамо правило відбору, що залишає тільки адресатів з компанії «Фантом». Клацніть на стрілці поряд із заголовком стовпця Організація (Company Name) і в списку, що розкрився, виберіть пункт Додатково (Advanced). У вікні діалогу, що з'явилося, є дві вкладки. Перша з них — Відбір записів (Filter Records), — представлена на мал. 8.14, дозволяє фільтрувати записи джерела даних.

16. У списку Поле (Field) виберіть пункт Організація (Company).

17. У списку Оператора (Comparison) залиште варіант Рівно (Equal To).

18.  У полі Значення (Compare To) введіть текст Фантом.

19.  Розкрійте вкладку Сортування записів (Sort Records) і набудуйте її параметри.

20.  Клацніть на кнопці ОК. Це забезпечить сортування результату злиття за абеткою прізвищ адресатів, а потім за абеткою їх імен.

Примітка

Призначення однакових правил сортування для листів і наклейок на конверти дозволяє при відправці листів не витрачати час на пошук потрібного конверта. Конверти з наклейками лежатимуть на вашому столі в тому ж порядку, що і листи.

21.  Клацанням на кнопці ОК закрийте вікно діалогу Одержувачі і збережете нову версію головного документа.