Вправа 6. Друк результату злиття

У вас вже є головний документ і пов'язане з ним джерело даних, яке відфільтроване і розсортоване за допомогою запиту. Здавалося б, можна виконати злиття і роздрукувати результат. Проте перед цим корисно перевірити правильність злиття.

1. Продовжуючи працювати з документом попередньої вправи, клацніть на кнопці Пошук помилок (Check For Errors) панелі інструментів Злиття (Merge Mail). Відкриється вікно діалогу з перемикачем, що має три положення.  Перше положення перемикача дозволяє отримати повідомлення про всі виявлені помилки без виконання злиття. Вибравши друге положення перемикача, ви отримаєте як само злиття, так і повідомлення про всі помилки у вікнах діалогу, що послідовно з'являються. Третє положення перемикача ініціює генерацію злиття і в окремому документі зберігає звіт про помилки.

2.  Виберіть положення перемикача Створити тільки звіт про помилки (Simulate The Merge And Report Errors In A New Document).

3.  Клацніть на кнопці ОК.

Мал. 8.14. Перевірка коректності параметрів злиття

Примітка

При правильному виконанні всіх операцій в злитті не виявляться ніяких помилок, але якщо, наприклад, в головному документі опинилося невірне поле даних, з'явиться повідомлення. 

4.  Клацніть на кнопці Поля/Дані (View Merged Data). Ви побачите, що поля головного документа заміняться на дані одного із записів джерела даних.

5.  За допомогою кнопок Наступний запис (Next Record) і Попередній запис (Previous Record) панелі інструментів злиття або відповідних кнопок області завдань проглянете всі екземпляри документа, відповідні конкретним записам джерела даних. Звернете увагу, що запис адресата Василь Решетников відсутній, оскільки вона відфільтрована запитом із-за невідповідності назви компанії значенню Фантом (див. таблиці. 8.1). Проте в цьому режимі попереднього перегляду ви зможете спостерігати запис адресата Петро Петров, яка при остаточному злитті буде пропущена із-за наявності в головному документі поля SKIPIF (Пропустити запис, якщо) з відповідною умовою.

6.  Знову клацніть на кнопці Поля/Дані (View Merged Data), щоб повернути відображення полів.

7.  Нарешті прийшов час виконати злиття. Клацніть на команді Далі: Завершення злиття (Next: Complete the Merge) щоб перейти до останнього вікна майстра.

8.  Ви можете вибрати один з чотирьох режимів злиття, скориставшись відповідними кнопками панелі інструментів Злиття (Mail Merge):

   •  Злиття в новий документ (Merge to New Document) — створює документ Word, в якому послідовно на окремих сторінках розміщуються всі екземпляри, побудовані на основі злиття;
   •  Злиття при друці (Merge to Printer) —печатаєт результат злиття на принтер;
   •  Об'єднати для відправки (Merge to E-mail) — відправляє кожен екземпляр злиття потрібному адресатові але електронній пошті. Щоб вказати, яке поле джерела даних містить адреси електронної пошти, клацніть на цій кнопці і виберіть потрібне поле в списку Кому (То) вікна діалогу, що відкрилося, Складені електронні листи (Merge to E-mail), потім клацніть на кнопці ОК. (У цьому ж вікні діалогу можна ввести вміст поля Тема (Subject) електронних повідомлень, а також вибрати, які саме записи ви хочете відправити.);
   • Об'єднати для відправки факсом (Merge to Fax) — відправляє кожен екземпляр злиття потрібному адресатові факсом.

9.  Клацніть на кнопці ОК. Результат злиття буде відправлений до нового документа, на принтер або по електронній пошті. У першому випадку знов створений документ з'явиться на екрані і його можна буде зберегти в окремому файлі на жорсткому диску.