Вправа 2. Введення даних

Електронні таблиці обробляють числові дані, які розміщуються в осередках листа Excel. Стовпці і рядки таблиці можуть мати текстові назви. На листі Excel можуть також розташовуватися заголовки, підписи і додаткові осередки даних з текстом пояснення. Введення інформації — це один з перших кроків побудови електронної таблиці. У цій вправі ви вивчите деякі прийоми введення даних.

1.  Відкрийте файл, створений в попередній вправі, і клацніть на корінці листа Витрати.

2. Клацніть на осередку ВЗ і введіть в неї текст Січень.

3.  Excel дозволяє автоматично заповнювати осередки листа послідовними логічно зв'язаними значеннями. Помістите покажчик на квадратний маркер в правому нижньому кутку активного осередку.

4.  Натисніть кнопку миші і протягнете покажчик управо, щоб рамка охопила осередки з ВЗ по НЗ (мал. 9.4), і відпустите кнопку миші. Сім осередків рядка заповняться послідовними назвами місяців року.

Мал. 9.4. Заповнення осередків послідовними значеннями

5. Введіть в осередок А4 число 2002, а в осередок А5 число 2005.

6.  Клацніть на клітці А4.

7.  Натисніть клавішу Shift і клацніть на осередку А5, щоб виділити відразу два осередки. Для виділення осередків листа Excel можна користуватися наступними прийомами:

   •  клацання на осередку виділяє її;
   •  щоб виділити прямокутну область, клацніть на її кутовій клітці, натисніть клавішу Shift і клацніть на клітці протилежного кута області або протягнете мишу по діагоналі від першого кута області до другого;
   •  рядок або стовпець виділяються клацанням на кнопці заголовка рядка або стовпця;
   •  щоб виділити декілька рядків або стовпців, протягнете мишу по їх заголовках або клацніть па першому заголовку, натисніть клавішу Shift і клацніть на останньому заголовку групи;
   •  натиснувши клавішу Ctrl і клацаючи в клітках листа, можна виділити декілька розрізнених осередків;
   •  щоб виділити весь лист, клацніть на кнопці листа, розташованій на перетині лінійок заголовків рядків і стовпців.

Примітка

Якщо крок 4 привів до заповнення всіх семи осередків словом Січень, значить, в Excel не заданий список послідовних назв місяців російською мовою. Щоб додати список значень для автоматичного введення, виберіть команду Сервіс ^ Параметри, розкрійте вкладку Списки (Custom Lists). У полі Елементи списку (List Entries) введіть послідовні елементи списку (Січень, Лютий, Березень і т. д.) поодинці на кожен рядок і клацніть на кнопці Додати (Add).

8.  Протягнете кутовий маркер рамки виділення вниз, щоб рамка охопила осередки з А4 але А12. Вказана серія осередків буде заповнена послідовними числами з кроком 3, який визначається різницею чисел, введених в два перші осередки серії.

9. Введіть 1 в осередок В4 і 3 в осередок С4. Виділите ці два осередки і протягнете маркер рамки управо, щоб охопити всі клітки рядка аж до Н4.

10. Протягнете маркер отриманої рамки шириною в 7 кліток вниз, щоб охопити всі рядки аж до 12. Тепер таблиця виглядатиме так, як показано на мал. 9.5. За допомогою подібних прийомів таблиця швидко заповнюється початковими значеннями, які пізніше можна коректувати у міру потреби. Щоб таблиця стала більш позадньою, її потрібно забезпечити заголовком. Нижче за таблицю корисно додати декілька підсумкових значень, розрахованих на основі даних таблиці

11. Введіть в осередок В 1 текст Витрати компанії по місяцях. Текст заголовка не влізає в один осередок, тому слід об'єднати декілька осередків.

Примітка

У останній версії Office XP з'явився новий спосіб, що полегшує введення даних. Звернете увагу на значок параметрів автозаповнення, який з'являється після завершення операції заповнення поряд з кутовим маркером останнього заповненого осередку. Список, що розкривається, містить можливі параметри заповнення.

Мал. 9.5. Автозаповнення осередків

12.  Виділите клітки з В1 по Gl.

13.  Клацніть на кнопці Об'єднати і помістити в центрі (Merge And Center) чи панові інструментів Форматування (Formatting).

14.  Виділите осередки з В14 по Е14 і клацніть на кнопці Об'єднати і помістити в центрі.

15.  Введіть текст Середнє значення таблиці. Після закінчення введення тексту або числа осередок знаходиться в режимі редагування вмісту. Багато команд для роботи з осередками в цьому режимі недоступні.

16.  Щоб вийти з режиму редагування, але залишитися в поточному осередку, клацніть на кнопці Введення (Enter), розташованої зліва від рядка формули.

Примітка

Щоб перемкнутися в режим редагування і змінити вміст осередку, двічі клацніть на ній. Клацання на кнопці Відміна (Cancel), розташованої лівіше кнопки Введення, вимикає режим редагування з відміною всіх змін, виконаних з моменту останнього входу в цей режим.

17.  Клацанням на кнопці По лівому краю (Align Left) панелі інструментів Форма тірованіє виравняйте вміст об'єднаного осередку по лівому краю.

18.  Клацніть на осередку F14. \

19.  У рядку формул клацніть на кнопці Змінити формулу (Edit Formula). Відкриється вікно діалогу, що допомагає будувати коректні формули.

Мал. 9.6. Обчислення середнього значення

20.  У списку, що розкривається, Формула (Formula) виберіть пункт СРЗНАЧ (AVERAGE).

21.  Клацніть на рядку формул і зміните величину в дужках на В4: Н12, як показано на мал. 9.6.

22.  Клацніть на кнопці ОК. Тепер в осередку F14 автоматично підраховуватиметься середнє значення всіх чисел прямокутної області від клітки В4 до клітки Н12. У даній ситуації ця величина дорівнює 7.

23.  Клацніть на осередку В4 і введіть число 500. Натисніть клавішу Enter. Середнє значення таблиці відразу ж зміниться.