Вправа 5. Формат чисел

Оскільки програма Excel призначена для обробки чисел, важливу роль грає правильне налаштування їх формату. Для людини число 10 — це просто одиниця і нуль. З погляду Excel ці дві цифри можуть нести абсолютно різну інформацію залежно від того, чи позначають вони кількість працівників компанії, грошову величину, процентну частину цілого або фрагмент заголовка «10 провідних фірм». У всіх чотирьох ситуаціях це число повинне відображатися і оброблятися по-різному. Excel підтримує наступні формати даних:

•  Загальний (General) — текст і числові значення довільного типу;

• Числовий (Number) — найбільш загальний спосіб представлення чисел;

•  Грошовий (Currency) — грошові величини;

• Фінансовий (Accounting) — грошові величини з вирівнюванням по роздільнику цілої і дробової частин;

•  Дата (Date) — дата або дата і час;

•  Час (Time) — час або дата і час;

•  Процентний (Percentage) — значення осередку, помножене на 100 з символом «%» в кінці;

•  Дріб (Fraction) — раціональні дроби з чисельником і знаменником;

•  Експоненціальний (Scientific) —десятічниє дробові числа;

•  Текстовий (Text) — текстові дані відображаються точно так, як і вводяться і обробляються рядки, незалежно від їх вмісту;

•  Додатковий (Special) —формати для роботи з базами даних і списками адрес;

•  Замовлений (Custom) — формат, що настроюється користувачем.

Найбільш поширені варіанти формату даних можна призначати за допомогою панелі інструментів Форматування.

1.  Клацніть на осередку С4, а потім на кнопці Процентний формат (Percent Style). Величина клітки С4 буде помножена на 100, і до неї додасться знак «%».

Мал. 9.14. Вкладка вибору формату даних

2.  Натисніть клавішу вниз і клацніть на кнопці Грошовий формат (Currency).

3. Клацніть на осередку Сб, а потім на кнопці Формат з роздільниками (Comma Style). Ця кнопка примушує числа вирівнюватися в стовпці по роздільнику цілої і дробової частин.

4.  Виділите осередок С7 і клацніть на кнопці Збільшити розрядність (Increase Decimal). Ця кнопка не змінює основний формат, але додає один знак в дробовій частині числа.

5.  Натисніть клавішу Enter і клацніть на кнопці Зменшити розрядність (Decrease Decimal). Ця операція прибирає один знак дробової частини і округляє число. Тепер осередки з С4 по С9 виглядають абсолютно по-різному, хоча початково в них були введені абсолютно однакові числа. Інші формати призначаються за допомогою наступних дій.

6.  Клацніть на осередку С10 і виберіть команду Формат > Осередки.

7.  У вікні діалогу, що відкрилося, розкрійте вкладку Число (Number) (мал. 9.14).

8.  У списку Числові формати (Category) клацніть на пункті Дата (Date).

9.  У списку, що з'явився, Тип (Type) клацніть на рядку 14 мари 01 (14-mar-ol). Потім клацніть на кнопці ОК.

10.  Аналогічним чином призначте осередку С11 формат Експоненціальний, а осередку С12 — формат Числовий. Тепер таблиця виглядатиме так (мал. 9.15). Звернете увагу, що середнє значення таблиці не змінилося, тобто при зміні формату змінюється тільки спосіб відображення, а самі числові значення залишаються незмінними. Для перевірки цього факту виконаєте наступні кроки.

11.  Двічі клацніть на осередку СЮ і зміните величину 03.01.1900 на 03.02.1900.

12. Натисніть клавішу Enter. Середнє значення таблиці (яке виводиться в грошовому форматі) вмить зміниться на 15.41р. Як увійдіть, можна підсумовувати дати з відсотками і в результаті отримувати рублі. Це типовий приклад невірного призначення форматів даних.

Мал. 9.15. Різні формати чисел